為何需要規整你的電腦文件

本文將解釋為何雜亂無章的數據可能會導致你丟掉工作。

如果你使用電腦工作,那麼很可能你需要處理大量文檔:有些和金融相關、有些和科技相關、有些屬於機密文檔。同時,每天你可能會收到上百封電子郵件,無論你如何小心謹慎,幾乎都無法避免不小心發錯郵件(可能還包含附件)。

用網路安全術語來說,這是數據洩漏。我們去年的一項研究表明,大約三分之一的數據洩漏造成了員工被”炒魷魚”的後果。不僅誤發郵件會造成數據洩漏,糟糕的訪問權限設置也是原因之一,這也是本文將討論的內容:從非雇主的普通員工的角度,如何和大量文檔打交道,而且避免不能出錯。

我們將提供一些小建議,來幫助你有條不紊地管理數據,從而避免工作中的數據洩漏。

在家辦公要小心

通常大家都會把白天沒有完成的工作帶回家繼續處理,但是除了人們常說的工作生活平衡理論之外,良好的安全實踐也是反對這樣做的。

在公司裡,保證訊息安全往往是IT安全團隊的責任,他們實施採用各種安全策略和服務來保護數據和電腦的安全,企業使用的這些服務往往比個人用戶的工具更加可配置和安全。比如微軟的企業版OneDrive採用多個級別的數據加密而且允許企業阻攔任何文檔的分享,而個人版的OneDrive沒有這些特性。

如果數據洩漏是由於錯誤的安全策略或者工作電腦的不安全所導致,那麼責任不會落在你的肩上,而是由安全團隊來承擔。

但是,一旦你將工作帶回家中或者使用外部服務來儲存工作文檔,你要完全承擔起保護訊息安全的責任,並確保工作資料不會落入不懷好意者手中,而訊息丟失或者安全事故發生的方式數不勝數。

有很多情況會導致訊息洩露。比如,通過連結分享的雲文檔可能會被搜索引擎暴露;小偷可能竊取你那沒有密碼保護的筆記本電腦;在公共場所可能會有黑客通過USB充電口連接訪問你的手機。

不要忘記收回訪問權限

毫無疑問,通過文檔進行多人協作是十分方便同時也很普遍的方式,你可以指定允許訪問文檔的用戶。問題是,在現實生活中很多人只記得授予他人訪問權限,卻在合作結束時忘記將權限收回。

比如你和一位臨時僱員共同合作一個項目,在臨時僱員的合同到期時你卻忘了將文檔訪問權限收回,然後該員工加入了你們的競爭對手公司,那麼你們公司的機密就會落入他人手中。如果被你組裡的領導知道這事兒,後果可想而知。

為了避免這種情況發生,你應該定期檢查工作文檔的訪問權限設置,如果有員工離職或者被解僱,請立即檢查你是否曾經授予過他任何文檔的訪問權限並將其收回,在臨時員工合同到期時也是同理。

不要和同事過多分享不相關的訊息

我們近期的研究表明,30%的年輕員工和18%的年長員工樂意和同事共享工作電腦或者其他帳號登錄訊息。幸運的是,他們是少數人,不幸的是,還是存在這樣一部分人。

首先,你的同事可能會出於不良動機故意洩漏某些重要訊息, 如果這些訊息嚴格來說只有你應該知道,那在出事時承擔責任的人也必然是你。

其次,即便沒有不良居心的員工也有可能在你的電腦上無意間刪除或者誤發重要文檔,而你依然要為他們無意見犯下的錯誤負責。

因此,和同事分享訊息時你同樣應該保持謹慎,因為這相當於給予了同事訪問訊息的權限,我們之前已經說明了權限管理過度寬鬆帶來的後果。

整理郵件

你或多或少都會有將郵件發錯收信人的經歷吧?或者忘記將某些人從抄送列表中移除從而造成尷尬的結果?這很正常,可能是由於匆忙或者沒有註意,這裡有個小技巧:為了避免或者至少減少這種事情發生,你可以創建一個標籤(比如”敏感”)並將它標記在所有含有敏感訊息的郵件上。這樣一來,當你發送或者回覆這些郵件時,你會注意到標籤並且重新檢查收信人和要發送的消息。

順便說一下,還有一個你應該整理郵件的原因,每個人的信箱中都存在一些需要定期用到的文檔,花費時間來手動尋找它們非常低效,所以重新組織整理信箱中的郵件絕非浪費時間。

收拾整理屋子

我們的調查還顯示在家中和工作時的習慣存在密切聯繫。換句話說,如果你的家是一團糟的,你的工作場所和”數字生活”十有八九也是一樣。所以無論是在工作場所還是在家生活,你都應該慢慢開始培養良好的習慣。

資料來源: https://www.kaspersky.com/blog/digital-clutter-cleanup/26783/

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